Statutes/ Charta

Charta/Statutes of HELP Jamaica! e.V.

english version (translated)

Articles of Association

Of the Berlin-registered non-profit association “HELP Jamaica! e.V.”

§1 Name and Registered Office
The association has the following name: “Help Establish Library Projects in Jamaica! e.V.” (HELP Jamaica! e.V.)
The association is registered in the register of associations. VR 27942 B (Charlottenburg Local Court)
It has its registered office in Berlin.
The financial year equates to the calendar year.

§2 Purpose of the Association
The association exclusively and directly pursues non-profit purposes in the sense of the “Steuerbegünstigte Zwecke” [Tax Privileged Purposes] of the German Fiscal Code (§51 et seqq. AO), as currently amended. The purpose of the association is the promotion of national vocational education as well as student assistance and the promotion of art and culture.
The concrete purpose of the association lies in the initiation of non-governmental educational projects in Jamaica, as well as to support existing educational institutions and social and cultural projects. The programmes are geared towards children, adolescents, and adults living in an environment characterised by unemployment, poverty, violence, and a lack of future perspective. Free access to educational projects should be made available to them, as a means to counter the existing lack of access to education and further training. This will support positive social and economic change. In principle, these educational offers should be supervised by specialists. They provide the educational material such as books, computers, and other equipment to users and support them in their use. In addition, various activities should help create incentives to stimulate interest in education and participation in a range of offers (of a game-like, employment, or educational nature) that promote overall development.
The purpose of the association also lies in the procurement of funds for the promotion of general national and vocational education as well as student assistance, art, and culture through other bodies in Jamaica, pursuant to § 58(1) AO.
The procurement of funds for corporations with unlimited tax liability is conditional upon their tax-privileged status. When procuring funds for corporations that do not have unlimited tax liability status, the corporation must provide corresponding proof of the use of said funds.
In addition, the association may also pursue its purpose in a directly independent manner, pursuant to §52(2) 7 and 5, through:
1. The initiation and realisation of educational projects or individual courses, especially in regions of Jamaica which are dependent on assistance. The educational projects should, for example, include the following offers revolving around providing open access to child and youth work, as well as adult education:
– Library service, reading classes, tutoring
– Promotion of creativity and artistic skills, cultural projects
– Courses to learn craftsmanship
– Measures aimed at the prevention of violence
– Activities and events to assess competences and develop talent,
– Sports, music, theatre groups
– Offers for media, computer, and Internet skills
– Programmes to prepare participants for career entry and application training
2. Providing information on the living conditions of people in Jamaica within Europe.

§3 Selflessness
The association acts in a selfless manner. Its primarily pursued interests do not revolve around its own economic purposes. Means of the association may only be used for statutory purposes. The members of the association do not receive any remuneration from association funds. No person may benefit from expenses that are alien to the purpose of the association, nor from disproportionately high remuneration.

§4 Membership
Any natural person and legal entity supporting the goals of the association may become a simple member or sponsoring member. The contributions are based on the current fee regulations, as agreed by the general meeting.
The board decides on written admission applications.
Membership ends through resignation, expulsion, or death.
Resignation must be declared in writing to the board, under observance of a four-week notice period.
The board reserves the right to expulsion with immediate effect if a member has grossly violated the purposes and interests of the association. The member must be given the opportunity to justification or statement formulation before the decision is passed.
An appeal against expulsion can be lodged within a two-week period after notification; the final decision is made during the next general meeting.
If a member is 12 months in arrears with membership fees, membership shall expire automatically.
All members must declare that there are no technical or factual obstacles in place which prevent the participation in electronic correspondence or online general meetings. An e-mail address must additionally be provided. Every member is obliged to inform the association of any change to their email address.

§5 Contributions
Members pay contributions, pursuant to a resolution of the general meeting.

§6 Bodies of the Association
The bodies of the association are as follows:
– the general meeting
– the board

§7 General Meeting
The general meeting is the supreme body of the association and is to be summoned once a year.
An extraordinary general meeting is to be summoned if substantiated by the interest of the association, or if (20) % of the association members are to be summoned in writing, under specification of reason.
The general meeting shall be summoned in writing by the board, under observation of at least three weeks’ notice. The agenda shall be communicated simultaneously.
The general meeting is responsible for all tasks which are not delegated to another body, pursuant to the statutes.
This responsibility particularly covers the following tasks:
– the appointment and dismissal of the voluntary members of the board, as listed under § 8(a)
– the appointment and dismissal of the treasurer
– acceptance of the annual and cash reports
– acceptance of the cash auditor report
– discharge of the board
– passing resolution on the determination of membership fees
– passing resolution on amendments to the Articles of Association; this requires a three-quarter majority
– passing resolution on the dissolution of the association; this requires a three-quarter majority
– passing resolution on the long-term tasks and purposes of the association, as well as on the associated financial measures, e.g., participation in companies, taking out loans, and the like.
Every general meeting summoned in accordance with the statutes is quorate, irrespective of the number of members present.
Each member has one vote. This voting right is non-transferable.
The general meeting passes its resolutions with a simple majority of those members both present and entitled to vote, unless the statutes specify otherwise in individual cases. Motions are deemed rejected in the event of ties. Invalid votes and abstentions shall not be counted.
Record shall be kept of the resolutions of the general meeting.

§8 The Board
(1) The board, within the meaning of § 26 BGB [German Civil Code], consists of
a) two–six voluntary board members
b) the director of the board
They represent the association in and out of court; each board member has sole power of representation.
The voluntary board members, as listed in § 8(a), are elected for a term of five years. Only members can become board members. Board members can be re-elected. A board member is elected when he/she receives a majority of the votes cast. The appointment and term of the director of the board are governed by § 9.

In the event of premature resignation of a board member, the board may appoint a representative until the next general meeting.
The then-current members of the board shall continue their board duties after the end of their term, until their successors have been elected.
The board is tasked with the management of the association, as well as with the implementation of the resolutions of the general meeting.
The board is quorate if its members have been invited and at least two board members are present. Decisions in board meetings are passed with a simple majority of those present. In the event of a tie, the absent members of the board must cast their votes in writing.
The board passes its resolutions by simple majority. All resolutions passed are recorded in writing and must subsequently be signed by the member of the board keeping record.
The board positions and other positions within the association, with the exception of the association offices, are generally carried out on a voluntary basis, unless the Articles of Association stipulate otherwise.

§9 Association Office
The association uses an office to fulfil its mission.
The voluntary board members specified in § 8 (a) may appoint a full-time managing director from among the members of the association to head the office. The management is responsible to the board. In the event of termination without notice, the managing director’s appointment ends with said termination, otherwise it ends with termination of the employment relationship.
The managing director is not entitled to vote in his/her own interest.

10 Certification of Resolutions
Records are taken of all board meetings; these are signed by the director of the board and the keeper of the records.

§11 Dissolution of the Association and Asset Commitment
In the event of dissolution of the association or the discontinuation of its tax-privileged status based on the purposes pursued, the assets of the association are transferred to a legal entity under public law or another tax-privileged body to promote education.

Berlin, dated 10.06.2017

german version (original)


Für den gemeinnützigen in Berlin eingetragenen Verein „HELP Jamaica! e.V.“

§1 Name und Sitz
Der Verein trägt folgenden Namen: ”Help Establish Library Projects in Jamaica! e.V.“ (HELP Jamaica! e.V.)
Er ist im Vereinsregister eingetragen. VR 27942 B (Amtsgericht Charlottenburg)
Er hat seinen Sitz in Berlin.
Das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.

§2 Vereinszweck
Der Verein verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke im Sinne des Abschnitts “Steuerbegünstigte Zwecke” der Abgabenordnung (§51 ff. AO) in der jeweils gültigen Fassung. Zweck des Vereins ist die Förderung der Volks- Berufsbildung sowie Studentenhilfe und Förderung von Kunst und Kultur.
Der Verein hat konkret den Zweck im Land Jamaika nichtstaatliche Bildungsprojekte ins Leben zu rufen, sowie bereits bestehende Bildungseinrichtungen und soziale sowie kulturelle Projekte zu unterstützen. Die Angebote richten sich an Kinder, Jugendliche und Erwachsene, die in einer Umgebung leben, die von Arbeitslosigkeit, Armut, Gewalt und mangelnden Zukunftsperspektiven geprägt ist. Diesen Menschen soll der kostenlose Zugang zu Bildungsprojekten ermöglicht werden, um dem Missstand an fehlenden Zugängen zu Bildung und Weiterbildung entgegenzutreten. Um dadurch positiven sozialen und wirtschaftlichen Wandel zu unterstützen. Diese Bildungsangebote sollen grundsätzlich von Fachkräften betreut werden, die den Nutzern und Nutzerinnen das zur Verfügung stehende lerndidaktische Material, wie z.B. Bücher, Computer oder Werkzeuge, zugänglich machen und ihre Nutzung unterstützen. Darüber hinaus sollen mit verschiedenen Aktivitäten Anreize geschaffen werden, sich für Bildung zu interessieren und an Spiel-, Beschäftigungs- und Bildungsangeboten teilzunehmen, die die Gesamtentwicklung fördern.
Zweck des Vereins ist auch die Beschaffung von Mitteln für die Förderung der Volks- und Berufsbildung einschließlich der Studentenhilfe sowie der Kunst und Kultur durch andere Körperschaften in Jamaika gemäß § 58 Nr.1 AO.
Die Beschaffung von Mitteln für unbeschränkt steuerpflichtige Körperschaften setzt voraus, dass diese selbst steuerbegünstigt sind. Bei der Beschaffung von Mitteln für nicht unbeschränkt steuerpflichtige Körperschaften erbringt die Gesellschaft entsprechende Nachweise der Mittelverwendung.
Daneben kann der Verein seinen Zweck gemäß §52 Absatz 2 Nr.7 und Nr.5 auch unmittelbar selbst verwirklichen durch:
1. Die Initiierung und Durchführung von Bildungsprojekten oder die Durchführung einzelner Kurse besonders in bedürftigen Gegenden Jamaikas. Die Bildungsprojekte sollen beispielsweise folgende Angebote der offenen Kinder – und Jugendarbeit sowie Erwachsenenbildung beinhalten:
– Bücherei, Leseunterricht, Hausaufgabenhilfe
– Förderung der Kreativität und der künstlerischer Fertigkeiten, Kulturprojekte
– Kurse zum Erlernen handwerklicher Fähigkeiten
– Gewaltpräventive Maßnahmen
– Aktivitäten und Veranstaltungen zur Kompetenzfeststellung und Talentförderung,
– Sport, Musik, Theatergruppen
– Angebote zum Umgang mit Medien, Computer, Internet
– Programme zur Vorbereitung für den Berufseinstieg und Bewerbungstraining
2. Die Bereitstellung von Informationen in Europa über die Lebensbedingungen der Menschen in Jamaika.

§3 Selbstlosigkeit
Der Verein ist selbstlos tätig. Er verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke. Mittel des Vereins dürfen nur für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden. Die Mitglieder des Vereins erhalten keine Zuwendungen aus Mitteln des Vereins. Keine Person darf durch Ausgaben, die dem Zweck des Vereins fremd sind oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden.

§4 Mitgliedschaft
Jede natürliche und jede juristische Person, die die Ziele des Vereins unterstützt, kann einfaches Mitglied oder Fördermitglied werden. Die Beiträge ergeben sich aus der aktuellen von der Mitgliederversammlung beschlossenen Beitragsordnung.
Über den schriftlichen Antrag auf Aufnahme entscheidet der Vorstand.
Die Mitgliedschaft endet durch Austritt, Ausschluss oder Tod.
Der Austritt ist schriftlich gegenüber dem Vorstand unter Einhaltung einer Frist von 4 Wochen zu erklären.
Der Ausschluss durch den Vorstand mit sofortiger Wirkung ist möglich, wenn ein Mitglied gegen die Ziele und Interessen des Vereins schwer verstoßen hat. Dem Mitglied muss vor der Beschlussfassung Gelegenheit zur Rechtfertigung bzw. Stellungnahme gegeben werden.
Gegen den Ausschließungsbeschluss kann innerhalb einer Frist von 2 Wochen nach Mitteilung Berufung eingelegt werden, über die die nächste Mitgliederversammlung abschließend entscheidet.
Ist ein Mitglied mit seinen Beitragszahlungen 12 Monate im Verzug, so erlischt die Mitgliedschaft automatisch.
Alle Mitglieder haben eine Erklärung abzugeben, dass der Teilnahme am elektronischen Schriftverkehr sowie an Online-Mitgliederversammlungen keine technischen oder tatsächlichen Hindernisse entgegenstehen. Zugleich ist eine E-Mail-Adresse mitzuteilen. Jedes Mitglied ist verpflichtet, jede Änderung der E-Mail-Adresse dem Verein mitzuteilen.

§5 Beiträge
Die Mitglieder zahlen Beiträge nach Maßgabe eines Beschlusses der Mitgliederversammlung.

§6 Organe des Vereins
Organe des Vereins sind:
– die Mitgliederversammlung
– der Vorstand

§7 Mitgliederversammlung
Die Mitgliederversammlung ist das oberste Organ des Vereins. Die Mitgliederversammlung ist einmal im Jahr einzuberufen.
Eine außerordentliche Mitgliederversammlung ist einzuberufen, wenn das Vereinsinteresse es erfordert oder wenn die Einberufung von (20) % der Vereinsmitglieder schriftlich unter Angabe von Gründen verlangt wird.
Die Einberufung der Mitgliederversammlung erfolgt schriftlich durch den Vorstand unter Wahrung einer Frist von mindestens 3 Wochen bei gleichzeitiger Bekanntgabe der Tagesordnung.
Der Mitgliederversammlung ist für alle Aufgaben zuständig, die nicht satzungsgemäß einem anderen Organ übertragen sind.
Insbesondere obliegen ihr folgende Aufgaben:
– die Bestellung und Abberufung der unter § 8 (a) aufgeführten ehrenamtlichen Mitglieder des Vorstandes
– Bestellung und Abberufung des Kassenwartes
– Entgegennahme der Jahres- und Kassenberichte
– Entgegennahme des Berichts der Kassenprüfer
– Entlastung des Vorstandes
– Beschlussfassung über die Festsetzung der Mitgliedsbeiträge
– Beschlussfassung über Satzungsänderungen, hierzu ist 3/4 Mehrheit erforderlich
– Beschlussfassung über die Auflösung des Vereins, hierzu ist eine 3/4 Mehrheit erforderlich
– Beschlussfassung über die langfristigen Aufgaben und Ziele des Vereins sowie über hierzu notwendige finanzielle Maßnahmen wie z.B. die Beteiligung an Gesellschaften, die Aufnahme von Darlehen oder ähnliches.
Jede satzungsgemäß einberufene Mitgliederversammlung ist unabhängig von der Zahl der erschienen Mitglieder beschlussfähig.
Jedes Mitglied hat eine 1 Stimme. Das Stimmrecht ist nicht übertragbar.
Die Mitgliederversammlung fasst ihre Beschlüsse mit einfacher Mehrheit der anwesenden, stimmberechtigten Mitglieder, sofern die Satzung im Einzelfall nichts anderes bestimmt. Bei Stimmengleichheit gilt ein Antrag als abgelehnt. Ungültige Stimmen und Stimmenthaltungen werden nicht mitgezählt.
Die Beschlüsse der Mitgliederversammlung sind zu protokollieren.

§8 Der Vorstand
(1) Der Vorstand im Sinne des § 26 BGB besteht aus
a) 2-6 ehrenamtlichen Vorstandsmitgliedern
b) dem Geschäftsführer
Sie vertreten den Verein gerichtlich und außergerichtlich, jedes Vorstandsmitglied ist einzelvertretungsberechtigt.
Die in § 8(a) genannten ehrenamtlichen Vorstandsmitglieder werden auf die Dauer von jeweils 5 Jahren gewählt. Vorstandsmitglieder können nur Mitglieder werden. Die Wiederwahl ist möglich. Gewählt ist ein Vorstandsmitglied, wenn es die Mehrheit der abgegebenen Stimmen erhält. Die Berufung des Geschäftsführers und seine Amtszeit richten sich nach § 9.

Bei vorzeitigen Ausscheiden eines Vorstandmitgliedes kann der Vorstand bis zur nächsten Mitgliederversammlung einen Vertreter bestellen.
Die jeweils amtierenden Vorstandsmitglieder bleiben nach Ablauf ihrer Amtszeit so lange im Amt, bis ihre Nachfolger gewählt sind.
Der Vorstand hat die Aufgabe, für die Geschäftsführung des Vereins und die Umsetzung der Beschlüsse der Mitgliederversammlung Sorge zu tragen.
Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn seine Mitglieder eingeladen wurden und mindestens zwei Vorstandsmitglieder anwesend sind. Der Vorstand entscheidet in Vorstandsitzungen mit einfacher Mehrheit der Anwesenden. Bei Stimmgleichheit müssen die nicht anwesenden Vorstandsmitglieder schriftlich ihre Stimme abgeben.
Der Vorstand fasst seine Beschlüsse mit einfacher Mehrheit. Alle gefassten Beschlüsse werden schriftlich niedergelegt und müssen vom protokollierenden Vorstandsmitglied unterschrieben werden.
Die Vorstands- und andere Vereinsämter werden mit Ausnahme der Geschäftsstelle grundsätzlich ehrenamtlich ausgeübt, soweit die Satzung nicht etwas anderes bestimmt.

§9 Geschäftsstelle
Der Verein bedient sich zur Erfüllung seines Auftrags einer Geschäftsstelle.
Für die Leitung der Geschäftsstelle können die in § 8 (a) genannten ehrenamtlichen Vorstandsmitglieder aus den Reihen der Vereinsmitglieder einen hauptamtlichen Geschäftsführer berufen. Die Geschäftsführung ist dem Vorstand gegenüber verantwortlich. Das Amt als Geschäftsführer endet im Falle einer fristlosen Kündigung mit der Kündigung, ansonsten mit Beendigung des Dienstverhältnisses.
Der Geschäftsführer ist bei Entscheidungen in eigener Sache nicht stimmberechtigt.

§10 Beurkundung von Beschlüssen
Von allen Vorstandssitzungen werden Protokolle gefertigt, die von der/dem Vorsitzenden und der/dem Protokulant/in unterschrieben werden.

§11 Auflösung des Vereins und Vermögensbindung
Bei Auflösung des Vereins oder bei Wegfall steuerbegünstigter Zwecke fällt das Vermögen des Vereins an eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder eine andere steuerbegünstigte Körperschaft zwecks Verwendung für Förderung von Bildung.

Berlin, den